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コミュニケーションガイドライン

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ツールの使い分けについて: ❓ツールガイドライン

概要

社内のコミュニケーションを円滑で創造的なものにし、会社の業績向上に繋げるため、推奨される行動をガイドラインとして示します。
一般的な価値観は、🚩ミッション・バリュー - 3. Open Communication に記載しています。このページではすぐに活用できるようにするため、できるだけ具体的な行動に言及します。

概要
目次
良いコミュニケーションとは？
わかりやすく伝える
伝える責任は伝える側に
結論ファースト
複雑なことは整理してから
相手が知らないかもしれないことも伝えよう
誤字脱字をなくそう
短くシンプルに
明確に書く
言葉を作らない・自分しかわからない言葉を使わない
箇条書き・番号付きリスト・見出し・表を活用する
目的や背景を伝える
見直す
無駄をなくす
相手にとって想定外なら理由を伝える
相手が聞いてきそうなことは予め書いておく
相手が次にするアクションのURLを貼っておく
マルチポストをしない
テキストで3往復以上したらミーティングする
相手を尊重する
話しやすい雰囲気をつくる
他者の意見はまず受け入れる
ポジティブな言葉を使う
感謝の気持ちを伝える

良いコミュニケーションとは？

以下を満たすやりとりを「良いコミュニケーション」とします。

相手に伝えたいことが素早く・誤解なく伝わる
情報の受け手側で、無駄な質問や作業がない
自己も他者も、お互いを尊重する気持ちがあり、ポジティブな気持ちを持っている
心理的安全性が担保されていて、相手への思いやりを持って、率直で素直に意見を言い合える
他者の意見を取り入れることで、一人では思いつかなかったような成果を生む

わかりやすく伝える

わかりやすく伝えることで、以下のような無駄なやりとりを防ぎましょう。

相手に伝えたいことが伝わらず、「これってどういう意味？」と聞き返される
内容が整理されておらず、相手が理解に時間がかかる

特に文字でのやりとり（NotionやSlack, GitHubなど）は、口頭でのやりとりと違い、無駄なやりとりが増えると、数時間〜数日間も余計な時間がかかってしまいます！

伝える責任は伝える側に

相手が理解してくれないのは自分のせい。
「伝える」ではなく、「伝わる」を目指すこと。
相手がスムーズに理解できるようにつねに意識しましょう。

結論ファースト

「結論を先に、理由はあとで」伝えましょう。

その方が理解しやすいからです。
結論が見えない話を聞き続けるのは辛いです。

複雑なことは整理してから

複雑なことは、できるだけ自分なりに整理してから伝えましょう。

伝えなくてもいい枝葉の情報はカットして、伝えたいことの要点のみを伝えましょう。

相手が知らないかもしれないことも伝えよう

相手にとって自明ではない可能性がある事柄を必ず書きましょう。

相手にとって自明ではないことを書かないと、「論理の飛躍」が発生して、理解が難しくなります。

相手が「知らないかもしれないこと」ことも伝えましょう。

「知らないことで相手が質問するコスト」よりも、「予め知らないかもしれないことを書くのにかかるコスト」のほうが小さいからです。
自分の理解度がLv1〜10、相手の理解度がLv.1〜5くらいだとしたとき、Lv.6〜10の情報だけでなく、Lv4〜10くらいの情報を伝えたほうが相手が理解しやすいです。

誤字脱字をなくそう

誤字脱字があると、読むのに時間がかかります。苦手な人は文書校正ツールを使いましょう。

短くシンプルに

文を短く、シンプルにしましょう。長い文を理解するのは大変です。

重複を消す
箇条書きや体言止めにする
不要な修飾語を消す

例: 伝えたいことは同じだが、文字数は2倍

before:

「●●を確認してください」と、誰かにJiraで何かを確認してもらうときは、必ず確認対象のURLを貼りましょう！

after:

何かを確認してもらう場合: 確認対象のURLを貼る
※Jiraに限定する必要がなかったので「Jiraで」も削除

明確に書く

必要な言葉を省略しない

あいまいさは、相手に正しく伝わる可能性を増やします。

パーセントとパーセントポイントを区別する

例：50%の指標を52%にすることを「2%増加」ではなく「2ポイント増加」と書く
参考: オウンドメディア記事やリリースで数字を扱うときに最低限意識しておきたい2つのポイント

言葉を作らない・自分しかわからない言葉を使わない

複数の言葉を組み合わせたりして、勝手に言葉を作らない。

例: クレカページ → クレジットカード情報入力フォーム

他の人が使っていない略語や単語を使わない。

相手の理解に時間がかかります。
自分しか使っていない言葉を他の人に押し付けないように注意しましょう。
にある言葉は説明なしに使ってかまいません。

箇条書き・番号付きリスト・見出し・表を活用する

箇条書き・番号付きリスト・見出しを活用しましょう。文章よりもわかりやすくなります。
使い分け

箇条書き

複数の並列した項目
Tab を押して、親子関係にすると、さらにわかりやすくなります。

番号つきリスト

手順

見出しは、その下の内容を的確に示す内容にします。
Notion、Slack、Google Documentなどでは、以下の方法で素早く入力できます！覚えておきましょう。

	ショートカットキー（以下を同時押し）	テキスト入力
箇条書き	`⌘` `Shift` `8` Notion は `5`	`*` か `-`のあと `スペース`
番号付きリスト	`⌘` `Shift` `7`	`1.` のあと `スペース`
見出し	`⌘` `Alt` `1〜6`	`#` のあと `スペース`

目的や背景を伝える

実施すると決めたことだけではなく、必ず目的や背景を一緒に伝えましょう。

「なぜやるのか」がわかるようにして、相手が「本当にその方法がベストなのか」「もっといい方法がないのか」ということを考えられるようになり、コラボレーションが促進するためです。
「なぜやるのか」がわからないと、相手はただ指示されたことをやることしかできません。

見直す

テキストを書いたら、相手の気持ちになって読み返しましょう。

読み返すのは面倒に感じるかもしれませんが、相手の時間を奪わないことが、全体効率アップにつながります。

無駄をなくす

相手にとって想定外なら理由を伝える

以下のような場合は、理由を書きましょう。高確率で「なぜ？」という質問が返ってくるからです。

依頼されたことと違うことをしたとき
確認を依頼されたことに対して、修正してほしいとき
相手が知らない事情があるとき

相手が聞いてきそうなことは予め書いておく

相手が聞いてきそうなことは予め書いておきましょう。

特に相手から以前も聞かれたことは、また聞かれる可能性が高いです！

テキストを書いたあとで、相手が以下のようなことを聞いてきそうかどうか考えてみましょう。

「念の為確認ですが、●●はしてありますか？」
「他社の事例はありますか？」
「●●の資料を見せてください」
「●●さんには確認しましたか？」
「なんで●●にしようと思ったのですか？」
「どうしたらいいと思う？」
「●●は確認しましたか？」
「なぜ●●をしたのですか？」
「どこから引用したのですか？」
「一次情報はどこで確認できますか？」

相手が次にするアクションのURLを貼っておく

相手にしてほしいことがある場合は、すぐにそれをできるようにしておきましょう。

何かを確認してもらう場合→確認対象のURL
関連情報を確認したくなることは多いです。

「すでに開発中です」→関連するNotionページのURL
「Slackで話していたのですが」→関連するSlackのやりとりのURL（Slackの発言右上の [︙]→[リンクをコピー] ）
「デザインはできてます」→関連するFigmaのURL
「この関数を使えそうです」→関連するドキュメントのURL
「●●社からの提案が良さそうですがどうでしょうか？」→取引先からきた資料・ページのURL
「ここの数字が減っています」→管理画面のURL・キャプチャ画像（Google Analytics/Seach Console/広告管理画面など）

GAなどでは、期間などがURLに埋め込まれているので、URLを渡すだけで同じ画面を一発で開けます。

マルチポストをしない

同じ内容や質問を複数の場所に書かないでください。

情報の分散や、無駄なやりとりを防ぐためです。

同じ内容について言及したい場合は、その情報を直接開けるURL（例：Notionのブロックへのリンク、Slackの投稿へのリンクなど）を貼ってください。

急いで返信がほしい場合に、複数のツールで連絡した場合は、いずれかのツールで質問を行い、その場所へのリンクを貼るようにしてください。

テキストで3往復以上したらミーティングする

同じ事柄についてテキストで3往復以上したらミーティングで話しましょう。

テキストでのやりとりよりミーティングのほうが簡単に問題を解決できる場合が多いです。

相手を尊重する

話しやすい雰囲気をつくる

相手が話しやすい雰囲気をつくりましょう。

対面であれば、雑談をしたり、相手の話に積極的にうなずいたり相づちをします。
テキストであれば、絵文字や「！」を使って文章をやわらかい印象にします。

他者の意見はまず受け入れる

他者の意見を聞いたときは、自分の意見と違っても、まず「そうなんですね。●●●●ですよね」と受け入れるコメントをしましょう。

まずは相手を受け入れることと、心理的安全性が高まります。
否定されて気分が悪くなることがなく、良い議論に繋がります。

ポジティブな言葉を使う

できるだけポジティブな言葉を使いましょう。

理由を聞くと批判的に聞こえてしまいやすくなるので注意します。

感謝の気持ちを伝える

何かをしてくれたら、まずはメッセージの最初に「ありがとう」を伝えましょう。