概要

• 社内の情報共有に使うツールについて、共通のルールをガイドライン化しています。

目次

• 概要
• 目次
• ツールの使い分け
• 参考：各ツールの特性
• メンション
• Single source of truth(SSOT)
• 権限設定
• 会社のGoogleアカウントについて
• 会社のGoogleアカウントを発行する方
• 会社のGoogleアカウントが発行されるとできるようになること
• 会社のGoogleアカウントがない方の各ツールのアクセス方法

ツールの使い分け

情報やコミュニケーションの種類ごとに使うべきツール（情報のあるべき場所）を定めることで、情報へのアクセシビリティを高め、やりとりの無駄・抜け漏れを減らすため、情報共有に使うツールは以下に統一します。特別な理由があれば別の方法を使っても構いません。

• Google Meet
• オンラインでミーティングをする場合に利用します。
• 非同期で済む事柄の場合は、NotionやSlackなどを利用します。
• 👉️ 詳細: 👥ミーティングガイドライン
• Notion
• 特定のタスクやそれに紐づく情報
• 相手に作業が発生する依頼は必ずNotionに起票し、担当者をアサインすること
• 例外: 労務関連、評価などのやりとり、管理画面のIPアドレスの追加など数分で終わる依頼はSlackでOK
• 特定のタスクに関するやりとりをNotion以外で行わないこと
• 例: 特定の課題に関する質疑・やりとりをSlackで行わないこと
• ミーティングの議事録（ ）
• 長期（数ヶ月以上）に渡って更新されるべき資料
• 👉️ 詳細: Notionガイドライン - チームスペース
• Google スプレッドシート
• 表計算が必要なファイル
• 👉️ ファイル名やフォルダについて: Googleドライブガイドライン
• Google ドキュメント
• ❌️ 他のメンバーへの情報共有手段としては使わないでください。
• Notionを利用してください。
• Google スライド
• スライド形式の資料
• 👉️ファイル名やフォルダについて: Googleドライブガイドライン
• ロゴ入りのデザインテンプレートがあるので自由に活用してください：Googleスライドテンプレート
• Microsoft Office（Word, Excel, Power Point）
• 会社ではMicrosoft Officeを購入しませんので、特別な理由がなければ使用しないでください。Googleスプレッドシート・ドキュメント・スライドを活用してください。
• Slack
• 勤怠、労務関連の情報、イベントの告知、ニュースなどの共有など、上記以外全般
• 特定のタスクに紐付かない困っていることのヘルプ（特定のタスクに紐づく場合は、Jiraの課題ページを使う）
• 特定のタスクに対応してほしいことを知らせる
• 例: 以下のURLで、コメントに回答お願いします！
• 👉️使い方: Slackガイドライン
• メール
• 社内でのやりとりには使用禁止。
• 社外とのやりとりのみに使用。
• 👉️使い方: ✉️メールガイドライン

参考：各ツールの特性

フロー情報とストック情報に応じて使い分けることを意図しています。

メンション

• 誰かに確認してほしいことがある場合は、必ずメンションしてください。
• 複数のツールでメンションする必要はありません。
• 急いでいるときや確実に気づいてほしい場合など、複数箇所でのメンションを禁止するものではありません。
• 共有のためのメンションの場合（相手になんらかのアクションを依頼するわけではない場合）は、 cc @user のようにメンションします。
• メンションされた人は、必ずなんらかのアクション（コメントか絵文字リアクション）をします（CCの場合を除く）
• 絵文字の例: 👍 👀 ✅
• 👉️ Notionのコメントについてのガイドライン: Notionガイドライン - コメント

Single source of truth(SSOT)

• 同じ種類の情報は一箇所にまとめます
• 情報のアクセスのしやすす・信頼性を向上させるため。
• 同じ情報を複数の場所に書くデメリット
• どれが正しい・最新の情報なのかわからなくなる
• 情報に修正が生じた際に複数の箇所の修正が必要になる
• Notionでは、リンクや「同期ブロック」の機能を活用します。

権限設定

• 保管する情報の機密度に応じて、アクセス権限の設定を行ってください（情報セキュリティマニュアル）。
• 機密情報は、最小権限の原則に基づいて、社内でアクセスが必要な人のみにアクセス権限を限定します（情報セキュリティマニュアル）。

会社のGoogleアカウントについて

• SocialDogでは会社全体でGoogle WorkSpaceを利用しており、各メンバーのGoogleアカウントを発行しています。業務に使うメールアドレスやGoogleアカウントとして使っています。
• 会社のGoogleアカウントのメールアドレスは、末尾が@socialdog.jp となっています。

会社のGoogleアカウントを発行する方

入社・契約時に、下記の方に会社のGoogleアカウントを発行しています。

• 雇用契約・または業務委託契約で、恒常的に週20時間以上の勤務がある方
• 上記以外で、下記のいずれかの業務のうち複数が頻繁に発生する場合など、マネージャーが必要だと判断する方
• カレンダーのみ利用したい場合は発行対象外としたい

会社のGoogleアカウントが発行されるとできるようになること

• Slackの通常メンバーとしての利用
• Googleの各サービスの利用
• Gmail
• Google カレンダー
• Google ドライブ
• Google ドキュメント
• Google スプレッドシート
• Google スライド
• Google グループ
• BIツール（Metabase）へのアクセス

会社のGoogleアカウントがない方の各ツールのアクセス方法

会社のGoogleアカウントがない方は、下記の方法で各ツールにアクセスできます。

• Slack
• シングルチャンネルゲスト or Slackコネクト
• →これらの方法では複数のチャンネルに入ることはできません。
• 詳細: Slackガイドライン - 他社の方を招待するとき
• Googleドライブ（ドキュメント・スプレッドシート・スライド等）
• 個別にフォルダごとに招待
• 詳細: Googleドライブガイドライン - ファイルの共有方法
• Google カレンダー
• カレンダー単位での共有
• Notion
• 参考: Notionガイドライン - ゲストについて
• metabase
• 個別に当社以外のメールアドレスを登録