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Jira・Confluenceの利用は段階的に終了し、Notionに移行します。
詳細:
概要
- 社内の情報共有に使うツールについて、共通のルールをガイドライン化しています。
目次
- 概要
- 目次
- ツールの使い分け
- 参考：各ツールの特性
- メンション
- Single source of truth(SSOT)
- 会社のGoogleアカウントについて
- 会社のGoogleアカウントを発行する方
- 会社のGoogleアカウントが発行されるとできるようになること
- 会社のGoogleアカウントがない方の各ツールのアクセス方法
ツールの使い分け
情報やコミュニケーションの種類ごとに使うべきツール（情報のあるべき場所）を定めることで、情報へのアクセシビリティを高め、やりとりの無駄・抜け漏れを減らすため、情報共有に使うツールは以下に統一します。特別な理由があれば別の方法を使っても構いません。
- Notion
- 特定のタスクやそれに紐づく情報
- 相手に作業が発生する依頼は必ずNotionに起票し、担当者をアサインすること
- 例外: 労務関連、評価などのやりとり、管理画面のIPアドレスの追加など数分で終わる依頼はSlackでOK
- 特定のタスクに関するやりとりをNotion以外で行わないこと
- 例: 特定の課題に関する質疑・やりとりをSlackで行わないこと
- ミーティングの議事録（ ）
- 長期（数ヶ月以上）に渡って更新されるべき資料
- 詳細:
Notionガイドライン - チームスペース
- Google スプレッドシート
- 表計算が必要なファイル
- ファイル名やフォルダについては
Googleドライブガイドライン を参照
- Google ドキュメント
- ❌️ 他のメンバーへの情報共有手段としては使わないでください。
- Notionを利用してください。
- Google スライド
- スライド形式の資料
- ファイル名やフォルダについては
- ロゴ入りのデザインテンプレートがあるので自由に活用してください：Googleスライドテンプレート
- Microsoft Office（Word, Excel, Power Point）
- 会社ではMicrosoft Officeを購入しませんので、特別な理由がなければ使用しないでください。Googleスプレッドシート・ドキュメント・スライドを活用してください。
- Slack
- 勤怠、労務関連の情報、イベントの告知、ニュースなどの共有など、上記以外全般
- 特定のタスクに紐付かない困っていることのヘルプ（特定のタスクに紐づく場合は、Jiraの課題ページを使う）
- 特定のタスクに対応してほしいことを知らせる
- 例:
以下のURLで、コメントに回答お願いします！ - 使い方の詳細は、
Slackガイドライン を参照
- メール
- 社内でのやりとりには使用禁止。社外とのやりとりのみに使用。
- 使い方の詳細は、メールガイドライン を参照
参考：各ツールの特性
フロー情報とストック情報に応じて使い分けることを意図しています。
フロー情報 | ストック情報 | |
情報の有効期限 | 短い | 長い |
更新頻度 | 高い | 低い |
投稿してから更新するか | 更新しない | 更新する |
検索性 | 低くて良い | 高くするべき |
大事なこと | 情報の伝達速度 | 情報のわかりやすさ・探しやすさ |
使うツール | • Slack
• Notion（議事録） | • Notion（議事録以外） |
メンション
- 誰かに確認してほしいことがある場合は、必ずメンションしてください。
- 複数のツールでメンションする必要はありません。
- 急いでいるときや確実に気づいてほしい場合など、複数箇所でのメンションを禁止するものではありません。
Single source of truth(SSOT)
- 同じ種類の情報は一箇所にまとめます
- 情報のアクセスのしやすす・信頼性を向上させるため。
- 同じ情報を複数の場所に書くデメリット
- どれが正しい・最新の情報なのかわからなくなる
- 情報に修正が生じた際に複数の箇所の修正が必要になる
- Notionでは、リンクや「同期ブロック」の機能を活用します。
会社のGoogleアカウントについて
- SocialDogでは会社全体でGoogle WorkSpaceを利用しており、各メンバーのGoogleアカウントを発行しています。業務に使うメールアドレスやGoogleアカウントとして使っています。
- 会社のGoogleアカウントのメールアドレスは、末尾が
@socialdog.jpとなっています。
会社のGoogleアカウントを発行する方
入社・契約時に、下記の方に会社のGoogleアカウントを発行しています。
- 雇用契約・または業務委託契約で、恒常的に週20時間以上の勤務がある方
- 上記以外で、下記のいずれかの業務のうち複数が頻繁に発生する場合など、マネージャーが必要だと判断する方
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会社のGoogleアカウントが発行されるとできるようになること
- Slackの通常メンバーとしての利用
- Googleの各サービスの利用
- Gmail
- Google カレンダー
- Google ドライブ
- Google ドキュメント
- Google スプレッドシート
- Google スライド
- Google グループ
- BIツール（Metabase）へのアクセス
会社のGoogleアカウントがない方の各ツールのアクセス方法
会社のGoogleアカウントがない方は、下記の方法で各ツールにアクセスできます。
- Slack
- シングルチャンネルゲスト or Slackコネクト
- →これらの方法では複数のチャンネルに入ることはできません。
- 詳細:
- Googleドライブ（ドキュメント・スプレッドシート・スライド等）
- 個別にフォルダごとに招待
- 詳細:
- Google カレンダー
- カレンダー単位での共有
- Notion
- metabase
- 個別に当社以外のメールアドレスを登録