GoogleドライブにGoogle ドキュメント、スプレッドシート、スライドやその他のファイルなど、他の人に共有する必要があるファイルは、以下の共有ドライブの適切な位置にファイルを格納してください。
目次
ファイルの共有方法
情報の種類 | 共有方法 | 情報の例 |
社内の人に共有したい下記以外すべて | 「共有ドライブ」に追加
理由
• 共有設定忘れをなくすため
• データを整理し、情報共有を進めるため
• 検索できるようにするため
◦ ユーザーを特定して共有すると、検索対象となりません。 | |
個人情報などセンシティブな情報 | 共有ドライブには入れず、必要最小限のメンバーを特定して共有
情報漏えいのリスクを最小限にするため、共有相手は最低限にしてください。 | • 個人情報を含むファイル
◦ 顧客・見込み顧客の情報
▪ メールアドレスやアカウント名
◦ メンバー（社員・インターン等）の情報
▪ 個人情報
▪ 面談、1on1などの情報
▪ 源泉徴収票などの書類
• パスワードや証明書、秘密鍵など |
ファイルアップロードの質問があるGoogle フォーム | 共有ドライブには入れず、「マイドライブ」にある状態で必要な人に共有
Googleフォーム、共有ドライブの仕様上、ファイルを共有ドライブにアップロードすることができません。 | • 他社からファイルを受け取りたい場合 |
他社の人と共有したい情報 | 共有ドライブ「社外共有用」にフォルダを追加し、フォルダに対して社外の人のメールアドレスを入力して共有
「社外共有用」以外の共有ドライブは、ファイルを直接外部の人に共有できない設定になっています。
SocialDog側の機密情報（顧客データなど）を含む場合、必ずSocialDogの共有ドライブに保存し、オーナーがSocialDogとなるようにしてください。 | • パートナー企業とのファイル共有 |
全世界の人から閲覧されることを想定して作るコンテンツ | 「リンクを知っている人全員」にして共有 | • 採用候補者向けの資料など |
「リンクを知っている人全員」は使用禁止
共有設定で「リンクを知っている人全員」という設定がありますが、この設定にすると、URLを知っている人は全員そのファイルにアクセスされてしまいます。URLがSNSなどで拡散されてしまう場合もありえます。
上記のようなセンシティブな情報を一切含まず、公開する目的の場合のみ可能です。
ファイル名
ファイルが増えてきて、必要なファイルを見つけにくくなってきたので、以下の命名規則でファイル名をつけてください。
- できるだけ具体的に あとで見たときにファイルを開かなくても中身がわかるよう、できるだけ具体的なファイル名をつけてください。関連するJiraの課題がある場合は記載してください。
- 例:
配送先登録フォーム→220426_Twitterキャンペーン景品送付先登録フォーム有料ユーザー分析→220521_トライアル中のアクションのデバイス別分析(SG-1234)- 先頭に
YYMMDD_形式で日付をつける ファイルの先頭に「YYMMDD_」という形式で作成日・発表日などの日付をつけてください。 - 例:
修正案→220309_利用規約修正案 - 数ヶ月以上に渡って継続的に修正していくようなファイルなどについては、日付を付けなくても良い。
共有ドライブを開く方法
- https://drive.google.com/drive/shared-drives をを開く
- 画面の左の「共有ドライブ」からアクセスできます
