概要
- 社内の情報共有に使うツールについて、共通のルールをガイドライン化しています。
目次
ツールの使い分け
情報やコミュニケーションの種類ごとに使うべきツール（情報のあるべき場所）を定めることで、情報へのアクセシビリティを高め、やりとりの無駄・抜け漏れを減らすため、情報共有に使うツールは以下に統一します。特別な理由があれば別の方法を使っても構いません。
- Google Meet
- オンラインでミーティングをする場合に利用します。
- 非同期で済む事柄の場合は、NotionやSlackなどを利用します。
- 👉️ 詳細: ミーティングガイドライン
- Notion
- 特定のタスクやそれに紐づく情報
- 相手に作業が発生する依頼は必ずNotionに起票し、担当者をアサインすること
- 例外: 労務関連、評価などのやりとり、管理画面のIPアドレスの追加など数分で終わる依頼はSlackでOK
- 特定のタスクに関するやりとりをNotion以外で行わないこと
- 例: 特定の課題に関する質疑・やりとりをSlackで行わないこと
- ミーティングの議事録（ ‣ ）
- 長期（数ヶ月以上）に渡って更新されるべき資料
- 👉️ 詳細: チームスペース
- Google スプレッドシート
- Google ドキュメント
- ❌️ 他のメンバーへの情報共有手段としては使わないでください。
- Notionを利用してください。
- Google スライド
- Microsoft Office（Word, Excel, PowerPoint）
- 会社ではMicrosoft Officeを購入しませんので、特別な理由がなければ使用しないでください。Googleスプレッドシート・ドキュメント・スライドを活用してください。
- Slack
- 勤怠、労務関連の情報、イベントの告知、ニュースなどの共有など、上記以外全般
- 特定のタスクに紐付かない困っていることのヘルプ（特定のタスクに紐づく場合は、Jiraの課題ページを使う）
- 特定のタスクに対応してほしいことを知らせる
- 例:
以下のURLで、コメントに回答お願いします！
- 👉️使い方: Slackガイドライン
- メール
参考：各ツールの特性
フロー情報とストック情報に応じて使い分けることを意図しています。
|
フロー情報 |
ストック情報 |
| 情報の有効期限 |
短い |
長い |
| 更新頻度 |
高い |
低い |
| 投稿してから更新するか |
更新しない |
更新する |
| 検索性 |
低くて良い |
高くするべき |
| 大事なこと |
情報の伝達速度 |
情報のわかりやすさ・探しやすさ |
| 使うツール |
• Slack |
|
| • Notion（議事録） |
• Notion（議事録以外） |
|
Single source of truth(SSOT)
- 同じ種類の情報は一箇所にまとめます
- 情報のアクセスのしやすす・信頼性を向上させるため。
- 同じ情報を複数の場所に書くデメリット
- どれが正しい・最新の情報なのかわからなくなる
- 情報に修正が生じた際に複数の箇所の修正が必要になる