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このページについて
- ガイドラインを作成するときのルールをガイドラインとしたものです。
- ガイドラインの作成・編集を行う人向けのガイドラインです。
- ガイドラインを参照するのみの人は、このページを読む必要はありません。
目次
- このページについて
- 目次
- 目的
- ガイドラインとは
- 標準的なページの構成
- オーナー
- 周知
- 策定・変更の際の承認・相談・報告
- 保存場所
- 最小限にする
- 要らなくなったらなくす
- 事前承認・事後報告などを受けたい場合は個人名ではなく、ロールで書く
目的
- ガイドラインの書き方と運用方法を社内で統一することで、生産性を向上させること。
ガイドラインとは
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- 社内で何かをルール化し、メンバーに守ってもらうようにする場合は「ガイドライン」を作成することを推奨します。
標準的なページの構成
以下の構成を標準とします。必要に応じて、省略や変更しても差し支えありません。
- 変更履歴
- トグルにします。
- 大きな変更をした場合のみ、日付と変更内容を簡単に記載します。
- 変更の背景など関連情報にリンクします。
- 関連するページへのリンク
- コールアウトを使い、絵文字 👉️ をつけます。
- 関連するページへのリンクを張ります。
- 概要
- 目次
/tocと入力します。- 目的
- なんのためにそれを行うのかを書きます。
- 最重要なので、省略しないようにします。
- あとでルールが必要かどうか判断するために必ず必要です。
オーナー
- ガイドラインには「オーナー」を明記し、オーナー以外は編集しないこととします。
Notionガイドライン - オーナー
- オーナーの記載は下記の場合を除き、ロールで記載します。
- 同じロールの人が複数いるとき
- オーナーを明記していないガイドラインのオーナーは とします。
- 全社ガイドライン ではオーナーを明記していません。
- チーム外にも影響があるルールを作る場合は、ガイドラインの策定（チーム外の人に影響するもの・大きな変更）の権限がある人をオーナーにします。
周知
- オーナーは、制定・修正・廃止の際に、周知する必要のある関係者に周知する責任があります。
- 誤字脱字の修正など、周知する必要がある関係者がいない場合は周知不要です。
- 周知方法
- 変更箇所が少ない場合
- Notionのページの変更箇所にインラインコメントで関係者にメンション
- 変更箇所が多い場合
- 関係者がいるSlackのチャンネルで、関係者へのメンション
策定・変更の際の承認・相談・報告
- 修正や制定の際は、下記の通り、事前承認・事前相談・事後報告が必要です。
- チーム外の人に影響するもの・大きな変更
- 事前承認（レベル4）
- レポートライン上すべての人のマネージャーの承認を得てください。
- 上記以外の場合
- 内容に対して大きな修正依頼があるかもしれない場合
- 事前相談（レベル5） ガイドラインの修正後に相談してください。
- 内容に対して大きな修正依頼はなさそうな場合
- 事後報告（レベル6） ガイドラインの修正後に報告してください。
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保存場所
- 全社に関連するガイドラインのうち、公開するもの
- プロダクトに関するガイドライン
- 情報セキュリティ関連
最小限にする
- 余計な手間がかからないように、必要最小限のルールのみ決めましょう。
- YAGNI（必要なもの以外を実装するな）原則に従いましょう。
- ガイドラインを維持するのにも工数がかかります。今要らないルールを作らないでください！
要らなくなったらなくす
- ルールが必要がなくなったらなくしましょう。
事前承認・事後報告などを受けたい場合は個人名ではなく、ロールで書く
- ロール名（例：ISMS責任者）を書き、可能ならリンクします。
- 理由
- 将来担当者が変わった際に修正しなくていいようにする
- どのロールとしてそれを管理しているのかを明確にする
- 例
- 緊急時など、本ルールを逸脱する必要がある場合は、ISMS責任者に連絡をお願いいたします